Jump to Navigation

3. sturen op momenten

Meer grip, met minder moeite!

Met een goede opdrachtnemer kan je als opdrachtgever gerichter werken. Je kan je inzet beperken tot een aantal momenten. Het uitwerken van de sturing op momenten is de derde fase van het ontwikkelmodel. Het resultaat is dat je meer grip krijgt, met minder moeite.

De momenten van de opdrachtgever:
Formuleren van de businesscase (de zakelijke rechtvaardiging)
Formuleren van de opdracht
Voortgangsrapportages
Fase-overgangen
Crises / sparren ter voorkoming van crisis
Evaluatie

Als opdrachtgever vraag je om een product, om een resultaat. Waarom moet je dan sturen op momenten en niet op producten? Allereerst is je opdrachtnemer degene die op het resultaat moet sturen. Hij of zij moet er voor zorgen dat het product goed is. Uiteraard moet je als opdrachtgever (laten) toetsen of het resultaat inderdaad goed is en voldoet aan wat is afgesproken.

Laten we als voorbeeld een fase-overgang beschouwen. De projectleider levert het product op wat voor die fase is afgesproken. Daarbij heeft de projectleider een beslisdocument gevoegd met als voorgestelde beslissing om de vervolgfase te mogen starten. Als opdrachtgever moet je nu aan de slag. Je moet het fase-product inclusief de wijze van totstandkoming (laten) beoordelen, je moet beoordelen wie er betrokken moeten worden bij het besluit over het beslisdocument om verder te gaan (moet het nog langs de gemeenteraad?), je moet je businesscase actualiseren en vervolgens beoordelen of je het eens bent met de voorgestelde beslissing. Een fase-overgang is een no go – go moment. Het werk ligt stil tot je aangeeft dat (en hoe) men verder mag gaan. De praktijk leert dat de werkvloer helemaal niet gewend is om – na een eindsprint om tijdig het fase-product af te ronden – het werk tijdelijk te staken terwijl de besluitvorming plaats vindt. Je moet dus controleren of men niet stiekem alvast gestart is met de volgende fase. Daarnaast moet je ook kijken of je het eens bent met de voorgestelde communicatiestrategie en zal je de nieuwe risico-paragraaf moeten beoordelen. Voor dit alles heb je tijd nodig. Opdrachtnemers gunnen je die tijd niet altijd vanzelf in hun planningen. Je moet dus al bij de opdrachtformulering sturen op het opnemen van voldoende tijd voor jou en de andere beslissers. Tenslotte moet je zorgen dat na een positief besluit de nieuwe fase ook positief gestart wordt. Je moet de opdracht misschien nog wat aanscherpen, de omstandigheden van de volgende fase-overgang alvast bespreken en mogelijk moet je een nieuwe opdrachtnemer zoeken. Iemand die geschikt is voor een voorbereidende fase is niet per definitie ook de juiste persoon voor de uitvoering. De conclusie is voor mij dat je als opdrachtgever bij een fase-overgang moet zorgen voor een goede verbinding tussen het werk dat verricht is en het werk dat nog verricht moet gaan worden. Het is meer dan het sturen op een product.

Bij projecten stuur je als opdrachtgever (deels) op andere momenten dan bij programma’s, gemeenschappelijke regelingen, subsidies, of aannemers. Op basis van de PDCA-cyclus kan je met de opdrachtnemer bepalen welke momenten relevant zijn voor jou als opdrachtgever. Het derde niveau bereik je als organisatie pas als het voor alle opdrachtgevers gewoon is geworden om te sturen op momenten. In de praktijk betekent dit dat voortgangsrapportages gestandaardiseerd zijn, dat er voor de businesscase een paar best practises zijn als voorbeelden, dat de opdrachtformulering volgens een duidelijke projectmanagementmethode tot stand komt, etc.

Inmiddels heb je met je organisatie een mooi niveau bereikt. Je hebt in het algemeen de juiste vent op de klus en je hebt grip op het project door te sturen op momenten. Meer grip met minder moeite: het blijkt dus te kunnen! Voor de meeste projecten en overheidsorganisaties is dit niveau goed genoeg. Een verdere ontwikkeling is naar mijn mening alleen noodzakelijk voor grote organisaties (ministeries, G32, …) en de aansturing van grote complexe projecten. Daarnaast is verdere ontwikkeling ook voor de individuele opdrachtgever altijd nuttig.








Main menu 2

Page | by Dr. Radut